En una transacción comercial, de manera general intervienen dos partes, una de ella es la compradora, y la otra la vendedora. Pero en ocasiones también se involucran los transportistas y esto hace que sea necesario el uso de documentos como la nota de remisión que valida que se ha entregado y recibido la mercancía que se ha comprado.
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 Descargar: | Modelos de Notas de Remisión |
Índice
¿Qué es una nota de remisión?
Una nota de remisión es un documento de tipo mercantil. Este, tiene el objetivo de acreditar que se ha hecho un envío, y que este ha llegado a su destino de la forma en la que se esperaba.
Por ejemplo, si alguien ha comprado cierta cantidad de productos, además de la factura se emitirá esta nota. Esta nota se le entregará al transportista que llevará los productos hasta el comprador. Cuando el comprador los reciba, firmará en conformidad la nota dejando claro que ha recibido lo que ha comprado sin ningún problema.
Luego, la nota que ya esté firmada será devuelta a la compañía. La empresa la archivará como una prueba de que la entrega se ha completado sin problemas. Así, en caso de que se genere algún reclamo, la empresa tendrá un comprobante de
Ejemplo de Nota de remisión
Estructura de un modelo de nota de remisión
Hacer una nota de remisión es sencillo, pero es importante que se preste atención a algunos detalles para que quede perfecta. Así que no olvides incluir:
Datos de la compañía
El vendedor, en este caso la empresa, será quién emita la nota por ello es que lo primero que debe aparecer son sus datos. Al inicio se colocará el nombre o razón social, el logo, la dirección, un número de teléfono y la dirección de correo o la página web oficial.
Fecha
La fecha que se incluya será la de la compra de los productos que se están enviando, y no la fecha de la emisión del documento. Así que se debe colocar el día, mes y año además de la ciudad.
Número de folio
Estos documentos tienen que guardarse en los archivos de la empresa, por lo que deben tener orden. Este se lo dará un número de folio que no puede tener saltos ni repeticiones.
Datos del cliente
Aquí se colocarán los datos del receptor de la mercancía que se envía. Primero irá su nombre o razón social y luego la dirección. Esta será la dirección a la que se hará la entrega y es recomendable incluir un número de teléfono para que el transportista le contacte.
Descripción
Esta es una de las partes más importantes del documento porque incluye la información sobre los productos o mercancía que serán entregados y que forman parte de la transacción.
Siempre se colocará el nombre del producto, la cantidad que se está vendiendo y algunas características, que pueden ser tamaño, color, peso y todo lo que lo identifique. Además, se incorpora el precio por unidad y el importe total.
Totales
Es determinante que la nota coincida con la factura. Si bien no son el mismo documento y su validez es diferente, debe ser congruente.
Por ello es que se colocará el subtotal, que es la cantidad de dinero resultante de la sumatoria de todos los productos sin que se incluyan los cobros extra o impuestos. Luego irá el IVA, si es que se aplica y finalmente el total a pagar.
Firma
Al final del documento se debe dejar un espacio en blanco. Este estará destinado para la firma del receptor de la mercancía. Aquí colocará su nombre y firma, y en ocasiones la fecha y la hora de la entrega.
¿La factura y la nota de remisión son lo mismo?
No. Estos son documentos completamente diferentes. Por un lado, tenemos la nota de remisión, que solo servirá para comprobar que ciertos productos serán entregados y recibidos por el comprador. Además, este documento no tiene valor tributario, y se utiliza para hacer verificaciones.
Ahora, en el caso de las facturas, estos documentos acreditan que se ha llevado a cabo una transacción. Y lo más importante es que tiene valor fiscal, así que se utilizará para hacer declaraciones de impuestos.
Si bien ambos documentos tienen prácticamente los mismos elementos, no son iguales. Esto quiere decir que uno no puede sustituir al otro bajo ningún término.
¿Cuándo se emiten una nota de remisión?
La nota se emitirá cada vez que se lleve a cabo una transacción comercial y se requiera la intervención de un transportista para la entrega. Por ejemplo, si alguien compra algo, y se lo lleva por sus propios medios, esta nota no es del todo necesaria.
Ahora, si el comprador solicita que le hagan la entrega en algún lugar, la empresa deberá emitir la nota para que el transportista se lleve el documento y haga la entrega de la mercancía. Con esto, se verificará que lo que se ha comprado es lo mismo que se ha entregado y no habrá ningún inconveniente en el futuro.
¿Las notas de remisión se incluyen en la contabilidad?
No. Las notas no se deben incluir en la contabilidad, porque no están hechas para este fin. En algunos casos, las notas se pueden emitir sin valor, así que no servirá de nada en la contabilidad. También existen los casos en los que se colocan todos los datos, tal como si fuese una factura. Pero cuando esto sucede, tampoco servirá para la contabilidad.
El objetivo de las notas, tengan o no los valores de la transacción que se ha realizado, es validar que se ha hecho la entrega de una mercancía. Por lo cual, no irá en la contabilidad, pero sí se puede archivar para tener un registro de todas las entregas.
¿Cuántos ejemplares se deben emitir?
Para que sea realmente funcional este documento, se deben emitir como mínimo dos ejemplares, aunque lo recomendable es que sean tres, pero nunca uno solo.
Si son dos, uno de ellos se lo quedará la empresa, y otro el comprador así ambos tienen una prueba de la entrega. En caso de que se saque una tercera copia, esta será para el transportista, que también se quedará con una prueba de que hizo la entrega.
