Recibos de Pago

Una vez se lleva a cabo alguna transacción comercial, ya sea por la compra de un producto o un servicio, se debe entregar un documento que valide que se ha realizado dicha operación. En algunos casos se puede dar un ticket, en otros una factura, aunque  también el recibo de pago. Si no sabes qué es, cómo se hace o de qué manera se utiliza. Hoy te lo contamos todo. 

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¿Qué es un recibo de pago? 

Los recibos de pago, en todas las variaciones posibles, son documentos que sirven para certificar que se ha hecho una transacción. Además, servirán para dejar constancia que aquella operación se ha realizado, y bajo qué condiciones. Por ello es que incluye datos como el importe, la fecha y una descripción de los productos. 

El uso de este tipo de documentos es bastante amplio en el mundo empresarial. Se puede emplear en empresas pequeñas, medianas y grandes cuando se quiere hacer un adelanto del pago, o cuando se ha comprado un producto o servicio. Así, antes se emite el recibo para luego hacer la factura y entregarla al comprador. 

Ejemplos de Recibos de pago 

¿Cómo se hace un modelo de recibo de pago? 

Hacer un recibo de pago es mucho más sencillo de lo que parece. Pero espera, porque debe contar con ciertos elementos para que sea válido. Entonces, cuando lo crees, no olvides incluir: 

Fecha 

Como este documento hace constar que una transacción se ha efectuado, es necesario que incluya el día, mes y año de aquella operación comercial. Además, es recomendable colocar la ciudad en la que se ha hecho. 

Datos de las partes 

En una transacción comercial, deben participar al menos dos partes. Una de ellas es la compradora, y la otra la vendedora. En ambos casos se colocará su nombre, DNI, NIF, razón social y todo aquello que sirva para identificarle. 

Descripción 

En ocasiones, la descripción suele recibir el nombre de razón o concepto. En cualquier caso se trata de lo mismo y es un apartado que servirá para incluir todo aquello que ha formado parte de la transacción. 

Aquí se especificará, toda la información del producto o servicio que se ha vendido. Se puede incluir nombre, número de almacén, cantidad, valor unitario, modelo, tamaño, color, marca, etc. 

Cantidad 

Este será el monto de la transacción. Antes se suele poner el precio unitario de los productos o servicios de la transacción para luego obtener el importe que es la sumatoria del todo. Es recomendable que se incluya la cantidad en números, aunque algunos recibos pueden tener el espacio para números y letras. 

Firma 

La firma que aparezca en el recibo será la del vendedor que ha hecho la transacción. Su firma validará que la operación se ha hecho con las condiciones que el documento especifica. 

¿Para qué sirve el recibo de pago? 

Los recibos tienen diferentes utilidades que son funcionar como: 

• Justificante: Al emitir el recibo, este se convierte en un documento que justifica que una transacción se ha realizado. 
• Indica la recepción: En este caso, se deja claro que se ha recibido cierta cantidad de dinero. Esta será a cambio de un producto o servicio que debe especificarse en el documento. 
• Prueba de pago: Aunque su validez legal no sea igual a la de otros documentos como lo es la factura, el recibo es un comprobante de pago. Así el comprador validará que ha pagado la deuda al vendedor. 

¿El recibo puede sustituir una factura?

No. Estos documentos se suelen confundir con bastante regularidad, pero lo cierto es que son diferentes. Por un lado, tenemos los recibos que sirven para justificar que se ha recibido un pago. Por el otro, está la factura que se utiliza para solicitar un pago. 

Es importante dejar claro, que estos documentos tienen varias similitudes. Una de ellas es que pueden utilizarse para gestionar la contabilidad de la empresa. Pero su función es diferente, en el caso de las facturas se emiten antes de hacer el pago, y los recibos se emitirán cuando el pago ya se haya hecho. 

Si bien lo anterior es relevante, y representa una diferencia clara entre los dos documentos. Lo que en realidad los distancia, es que las facturas tienen validez tributaria. Esto quiere decir que se utilizarán las facturas para declarar impuesto y presentar ante hacienda. En cambio, los recibos no servirán para ello. 

¿Cuántos ejemplares hacer del recibo de pago 

La cantidad de ejemplares recomendada son dos, y nunca uno solo. Es necesario emitir dos pues uno de ellos se lo quedará el emisor, que es el vendedor, y lo utilizará para la contabilidad. El otro quedará en manos del receptor que es el comprador del producto y le servirá como comprobante de que ha pagado. 

Hacerlo de esta forma puede ser positivo para ambas partes. Así, no habrá ningún malentendido por falta de pagos o incongruencias entre lo que se ha vendido, y lo que se ha recibido. 

Beneficios de emitir un recibo de pago 

Los recibos de este tipo representan diferentes beneficios, tanto para el comprador, como para el vendedor. Algunos de ellos son: 

• El comprador podrá utilizar el documento para el registro de los gastos, ya sea a nivel empresarial o personal. 
• Este es un comprobante de pago que incluye los datos del comprador, que es el que hace el pago por el servicio o el producto. Así que sirve para demostrar que este es el titular del bien. 
• Hace que las transacciones comerciales sean mucho más transparentes. Así, los clientes se sienten mucho más cómodos y en confianza. 
• Se puede usar para hacer reclamos. Si un comprador ha pagado por 30 piezas de un producto, pero ha recibido solo 20, puede reclamar que ha pagado una cantidad diferente. Así, el vendedor deberá asumir el error para hacer una reposición, cambio o devolución. 

¿Tengo que hacer un recibo personalizado para cada transacción?

No. Con crear un único recibo será suficiente. Este es un documento que no tendrá variaciones entre transacciones. Por ello es que puedes tener un solo modelo, como el que te dejamos para descargar y utilizarlo para todas las operaciones comerciales de tu negocio.