Al hacer una venta, se está haciendo una transacción comercial que necesita respaldo. Existen diferentes maneras para crearlos, pero una de las más recurrentes es la nota de venta. En este documento se especifica qué se ha vendido incluyendo una descripción y su valor. Entonces, si no sabes hacerla, a continuación te contamos detalladamente cómo.
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 Descargar: | Modelos de Notas de venta |
Índice
¿Qué es una nota de venta?
Las notas de venta entran en la clasificación de documentos comerciales que tienen la función de hacer un registro de las condiciones de una venta que se ha llevado a cabo. Por lo cual, se debe incluir una descripción de qué es lo que se vende, la cantidad total, el moto a pagar además de otros elementos que variarán de acuerdo las necesidades de las partes.
Cabe destacar que esta nota servirá como un acuerdo de condiciones. Cuando se emite, tanto el comprador como el vendedor establecerán el compromiso de cumplir con lo que allí se estipula. Esto quiere decir que no variará el precio de pago final, el plazo para el pago o los productos que formen parte de la transacción.
Ejemplo de Nota de venta
¿Qué incluye el modelo de nota de venta?
Aunque pueden presentarse ciertas variaciones entre una y otra nota, lo recomendable es que incluya lo siguiente:
Logo del vendedor
Este estará ubicado en la parte superior del documento, y en el lado izquierdo.
Nombre del vendedor
Debajo del logo, irán los datos del vendedor. Se coloca el nombre del negocio y todos los datos generales que pueden ser dirección, teléfono y correo.
Folio
El folio es un número o código que le será útil al emisor. Este podrá usar luego el número para controles internos o para archivarlo y tener un registro de los pedidos.
Datos del cliente
Se incluye el nombre o razón social NIF o DNI dependiendo de quién está realizando la transacción. Además, se colocarán otros datos como dirección, correo electrónico y algún número de teléfono. Es fundamental que esta información sea actualizada.
Fecha
Aquí se coloca el día, mes y año en el que se ha hecho la transacción.
Forma de pago
La forma de pago se puede discutir entre las partes. Lo importante es que se especifique aquí. Puede ser en efectivo, en transferencia, con un cheque o cualquier otro método.
Descripción
Ahora es el momento de colocar la información de cada uno de los productos que forman parte de la transacción. Se incluye el nombre, cantidad, peso, tamaño, modelo y todas las características que identifiquen la mercancía.
Precio
Primero se coloca el precio unitario, que es el valor de los productos, luego se incluye el importe total que es la sumatoria de todos.
Total a pagar
Esta es la cantidad final que el comprador deberá cancelar. En esta cifra se incluyen los cobros extra, impuestos y demás.
¿Para qué sirve la nota de venta?
Estas notas cumplen varias funciones, como lo son:
- Agrupar las transacciones de un cliente: Un mismo cliente puede hacer varias transacciones por separado en diferentes momentos. Si esto sucede, todo se puede incluir en la misma nota.
- Darle orden a los reportes: Estas notas pueden facilitar la clasificación de los ingresos en diferentes periodos o líneas.
¿Es obligatorio emitir la nota de venta?
No. Aunque queda claro que no es obligatorio emitir esto documento, sí es recomendable. Esto se debe a que las notas pueden facilitar las gestiones de contabilidad del emisor. Además de las facturas, estas notas ayudarán en el registro de los ingresos y se pueden hacer análisis de rentabilidad.
¿Es lo mismo una nota de venta que una factura?
No. Son documentos diferentes. Aunque tengan elementos similares, son distintos. La diferencia más importante, es que las notas no tienen validez fiscal, en cambio las facturas sí. Además, la emisión de factura es obligatoria, y la de las notas es opcional.
Aunque ambos documentos pueden ser utilizados para las gestiones internas de la empresa, no tienen el mismo peso legal. Esto implica que un documento no puede sustituir al otro, sobre todo si se trata de la declaración de impuestos.
Por lo cual, se debe estar atento a la numeración de ambos documentos, pues no deben coincidir ya sea que se utilice un número o código.
