Si en algún momento no estamos satisfechos con un servicio que nos han prestado, o se necesita reclamar el impago de una deuda, lo mejor es hacerlo de manera formal. La manera más sencilla para ello es con una carta de reclamo tal como la que te mostraremos a continuación.
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Índice
- 1 ¿Qué es una carta de reclamo?
- 2 Ejemplo de carta de reclamación
- 3 Ejemplo de carta de reclamo formal
- 4 Modelo de carta de reclamación de deuda
- 5 Formato de carta de reclamación de pago de factura pendiente
- 6 Otras plantillas de cartas de reclamación
- 7 Estructura de las cartas de reclamo
- 8 Tipos de cartas de reclamación
- 9 ¿Cuándo se puede usar esta carta?
- 10 Errores comunes al escribir una carta de reclamación
¿Qué es una carta de reclamo?
Este tipo de cartas son documentos que le permitirán al emisor, comunicarle al receptor, una queja que tiene por alguna cosa. Lo común es que estas cartas se utilicen cuando existan incumplimientos de acuerdos, aunque también son recurrentes cuando el emisor no se siente satisfecho con algo. Ya sea con un servicio o un producto.
Las cartas de esta clase tienen múltiples usos, porque se pueden emplear para reclamar o quejarse de casi cualquier cosa. Como cuando en un local no nos tratan de manera amable, cuando no nos pagan una deuda, o si se han incumplido los acuerdos de un contrato.
Ejemplo de carta de reclamación
(Ciudad) (Día, mes y año)
Estimados, (Nombre de la empresa a la que se dirige la carta)
Reciba un cordial saludo. Mi nombre es (Nombre y apellido), y soy cliente de esta compañía hace (Cantidad de tiempo), y durante ese tiempo, todo había funcionado muy bien hasta el último servicio. El día (Día, mes y año) acudí a sus oficinas para contratar uno de sus servicios y lo hice con la factura de pago N°(Número).
Como es costumbre, luego de hacer el pago, debía disfrutar de este servicio de inmediato, o con un lapso máximo de 24 horas. Desde la fecha del pago, hasta la presentación de esta carta, han transcurrido 48 horas, y no he disfrutado del servicio y tampoco he obtenido una respuesta sobre ello.
Queda claro que la calidad de los servicios que se prestan en esta compañía han decaído considerablemente, por lo que tendré que prescindir de ellos de ahora en adelante. Además, solicito que el pago que he hecho se me devuelva en su totalidad lo antes posible.
Sin otro particular, espero que mi solicitud sea procesada con éxito.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Firma)
Ejemplo de carta de reclamo formal
(Nombre de la empresa o institución que recibe la carta)
(Ciudad) (Día, mes y año)
Sr. (Nombre y apellido del destinatario)
(Puesto que ocupa)
Reciba un cordial saludo. A través de la presente deseo hacer un reclamo formal ante esta institución. Este reclamo está relacionado con la insatisfacción que me ha generado el trato que me han dado sus agentes de venta.
El pasado día (Día, mes y año), me acerqué a sus tiendas. Tenía planeado hacer una compra bastante grande, pero no pude realizarla porque sus empleados no me atendieron como debían. Llegué a su tienda a las (Hora) y de inmediato me dirigí a un agente de ventas que comentó que estaba ocupado y que esperara un poco.
Luego de esto, transcurrieron (Cantidad de tiempo), y le volví a solicitar al vendedor que me atendiera, pero este hizo caso omiso. Cabe destacar que la tienda estaba vacía, y el empleado no parecía interesado en atenderme en lo absoluto.
Como bien sabrá, soy un cliente frecuente de su tienda, y me parece una falta bastante grave esta situación. Por ello, sepa que no volveré a comprar en sus tiendas y espero que su servicio mejore.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Firma)
Modelo de carta de reclamación de deuda
(Nombre de la compañía o la persona deudora)
(Dirección)
(Ciudad) (Día, mes y año)
Estimado Sr:
Reciba un cordial saludo. A través de la presente queremos reclamar de manera formal el impago del préstamo que venció el (Día, mes y año) por un importe total de (Cantidad exacta).
Desde la fecha de vencimiento, hasta la emisión de la presente comunicación, la cuota tiene (Cantidad de tiempo) vencida. Además, no hemos recibido ninguna clase de notificación de su parte sobre el atraso, o alguna solicitud para un nuevo acuerdo de pago.
Tenga en cuenta que el pago de esta cuota está contemplado en el acuerdo de condiciones que usted mantiene con nosotros. Por lo cual, esta es una notificación expresa que sirve como primer aviso para el pago adeudado.
Por ello es que le solicitamos que haga el pago de esta cuota lo antes posible, y que lo notifique en nuestras oficinas. Y en caso de tener alguna duda o información importante, no dude en contactarnos y le responderemos de inmediato.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Cargo)
(Firma)
Formato de carta de reclamación de pago de factura pendiente
(Nombre del deudor, ya sea empresa o persona física)
(Dirección)
(Ciudad) (Día, mes y año)
A través de la presente deseamos reclamar formalmente el pago de la factura número (Número de factura) que fue emitida el (Día, mes y años) y que ha vencido el (Día, mes y año). Esta factura tiene un importe de (Cantidad de dinero en números y letras) y corresponde a la venta de (Menciona el concepto de la factura) que usted ha hecho en nuestra compañía.
Hasta el momento de la emisión de la presente comunicación, nuestro departamento de finanzas no ha recibido ningún pago de usted. Por ello, le solicitamos que de inmediato haga el pago de la cantidad adeudada. Sepa que realizar este pago es su obligación y está contemplado en el contrato de proveedor que ha firmado con nosotros.
Sirva la presente como una primera notificación de solicitud. En caso de que esta sea ignorada, tendremos que proceder legalmente para que el pago se haga. Por lo cual, tiene un plazo de (Cantidad de tiempo, pueden ser días, semanas o meses) que cuentan a partir de la emisión de esta carta para pagar lo adeudado.
En el momento en el que lo haga, no olvide notificarlo ante el departamento de finanzas. Y en caso de necesitarlo, puede ponerse en contacto con nosotros para más información.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Puesto)
(Firma)
Otras plantillas de cartas de reclamación
Estructura de las cartas de reclamo
Si se va a reclamar algo en una carta, es indispensable que se utilice una estructura formal tal como la que te dejaremos a continuación:
Membrete
Aquí se colocarán los datos identificativos del destinatario. Por ejemplo, si se hará un reclamo a una tienda, se pondrá el nombre. Si se hace un reclamo a una persona, se incluye su nombre, apellido y dirección. Además, se incluirá el día, mes y año de la emisión del documento.
Cuerpo
Es necesario que la carta se inicie con un saludo formal, así que “Reciba un cordial saludo” será perfecto. Luego, tienes que introducir el reclamo, en esta parte tienes que ser muy específico. Se puede hacer referencia a facturas impagadas, contratos, nombres de implicados en el reclamo, relatos de los sucesos que generan el reclamo y fechas, si es necesario.
Una vez se presente el caso del reclamo, puedes hacer una solicitud. Imaginemos que se está reclamando el impago de una factura. Entonces, luego de mencionar el número de factura, la fecha de vencimiento y todos los detalles, se le solicita al deudor realice el pago lo antes posible.
Despedida
En estos documentos, las despedidas son cortas. Si lo crees propicio, puedes comentar que estás a disposición del destinatario para conversar y darle una solución al reclamo. Luego cierra con “Atentamente”.
Tipos de cartas de reclamación
Los tipos de reclamaciones tienen que ver con el motivo del reclamo. Entre las más recurrentes están:
Al banco
Si el banco te ha hecho un cobro extra por un crédito, te ha cobrado demasiado dinero en comisiones o se han registrado movimientos que no has hecho, puedes hacer un reclamo. Si lo realizas, asegúrate de presentar pruebas que sustenten la queja.
Por conflictos laborales
Cuando ingresas a una empresa, tienes un contrato que la compañía está en la obligación de cumplir. Por ello, si alguna de las cláusulas del ese documento no se hacen valer, puedes presentar la carta ante el departamento de recursos humanos. Esto también aplica cuando hay casos de acoso o conflictos de cualquier índole.
Al seguro
Al contratar un seguro, firmas un contrato, y la aseguradora tendrá que cumplir esas condiciones. Si han reducido la cobertura de tu póliza, han aumentado el precio, o se incluyeron nuevas cláusulas, podrás reclamar.
Por mal servicio
Los clientes merecen un buen servicio si es que han pagado por él. Por ejemplo, si contrataste un servicio de internet, pero este es inestable o muy lento, se puede escribir la carta para reclamarle a la empresa.
Por daños y perjuicios
Si el emisor de la carta se ha visto afectado de alguna forma, se puede usar este documento.
¿Cuándo se puede usar esta carta?
Cada vez que el emisor se sienta insatisfecho por algo y necesite reclamarlo, puedes emplear esta carta. Las ocasiones más frecuentes son:
- Impagos de facturas o préstamos.
- Cobros erróneos en los bancos.
- Productos que no cumplen con sus expectativas.
- Servicios que no cumplen con lo prometido.
- Incremento del precio de productos o servicios sin una notificación previa.
- Incumplimiento de las cláusulas de un contrato.
- Incumplimiento de las normas de convivencia.
- Cobros extra en las facturas de servicios.
- Acoso, abuso de autoridad o agresiones en el trabajo.
Errores comunes al escribir una carta de reclamación
Es probable que si estamos escribiendo una carta de reclamación, estemos algo molestos por la situación, por ello es que se suelen cometer varios errores con bastante frecuencia. Y algunos de ellos son:
Ser descortés
Sin importar si estás molesto, tienes que ser amable con el destinatario de la carta. Esta es una carta formal, por lo que necesita de cierto tono amistoso. Así que no olvides saludar y despedirte.
Usar insultos
Bajo ningún término se pueden incluir insultos para el destinatario. Cualquier muestra de agresividad para el receptor de la carta es un error. Esto podría hacerte ver muy mal y dificultar la resolución del caso.
Ser poco específico
En estas cartas los detalles son relevantes, porque sustentarán el reclamo y le dará validez. Si eres excesivamente vago, el destinatario no entenderá de qué va el reclamo, y puede no prestarle atención. Así que intenta mencionar detalles pertinentes que justifiquen la queja.
Tener una redacción poco comprensible
Que el caso se solucione, dependerá de qué tan bien te comuniques con el destinatario. Si divagas, vas de un hecho a otro, no terminas las ideas, o colocas datos irrelevantes, simplemente tu reclamo no se procesará.
No proponer soluciones
Si estás reclamando algo, es porque hubo un problema, y este se tiene que solucionar. Estas cartas no solo sirven para comentar lo insatisfecho que estás, sino también para arreglar el conflicto.
Por ejemplo, si no te han pagado una factura, puedes proponer una fecha de pago. En caso de que te hayan enviado una mercancía equivocada, solicita que la envíen de nuevo. Y si el servicio que contrataste no sirve, puedes pedir que lo reparen, o que te devuelvan el dinero.
